Outil 4 : Tableau de suivi des activités Objectifs : (i) Former les membres de la communauté à présenter brièvement chacune des étapes nécessaires pour mettre en oeuvre une activité OEV ; (ii) Déterminer les responsabilités de la personne chargée de l’évaluation et suivi dans le cadre du suivi de cette activité ; (iii) Renforcer la différence des rôles du Comité de gestion et des personnes chargées du S&E ; et (iv) Suivre les projets ou d’autres activités de développement communautaire (Membres de la communauté chargés du S&E) Participants : Comité de gestion, et membres de la communautés chargés du S&E, si possible des enfants et des jeunes. Matériels requis : ü Papier ü Stylos ü Règle ü Carnet de contrôle, facultatif Temps : 1 heure initialement, et 1 heure pour la liste de chaque activité de développement
Objectif	Etapes	Notes
Préparer l’exercice	Dessinez un tableau vierge semblable à l’un des deux tableaux ci-joints, à utiliser pour l’activité de suivi	· Selon les préférences communautaires, une graphique de suivi des activités, basée sur le calendrier agricole de la communauté, est préférable à une liste qui utilise un calendrier de 12 mois. Consultez les membres de la communauté avant de choisir le calendrier à utiliser.
Former les membres de la communauté à présenter brièvement chacune des étapes nécessaires pour la réalisation de l’activité de développement OEV ;	· Discutez de l’importance de la planification, dans des situations réelles. · Faites une comparaison pour mettre en exergue l’importance de la planification pour les sous-projets communautaires. · Prenez l’un des sous-projets planifiés par la communauté. Demandez aux participants de présenter brièvement chacune des étapes nécessaires à la mise en œuvre du sous-projet.	· Faites l’analogie avec un événement planifié que les membres de la communauté pourraient bien connaître : épargner pour un mariage, aller à l’école, ou mettre de côte assez de graines d’une récolte à planter pour une autre. · Vous pouvez aussi interroger les membres de la communauté sur les projets de développement dont ils ont bénéficié par le passé, et si ces projets ont été maintenus. Demandez pourquoi/pourquoi pas. · En plus de la mise en oeuvre des sous-projets, les listes de planification peuvent également s’avérer très utiles pour le fonctionnement et l’entretien des sous-projets, ou pour toute liste des « choses à faire » dans le cadre d’un développement communautaire. · L’identification des activités nécessaires à la mise en oeuvre d’un micro-projet peut initialement s’avérer un exercice difficile. Lors de notre visite à Sonon, au Bénin, nous avons observé que les membres de la communauté avaient du mal à identifier et à évaluer les activités planifiées.
Définir les responsabilités des personnes chargées du suivi et évaluation dans le cadre du suivi de la mise en oeuvre, et renforcer la différence entre le rôle du Comité de gestion et du Comité S&E	· Décidez qui sera chargé de chaque tâche, et quand elle sera accomplie. Notez-les également sur la liste des choses à faire. · Discutez avec les participants qui sera chargé de la mise à jour de la liste des choses à faire, et s’assurer que tout le monde est sur la bonne voie · Insistez sur le fait que l’accomplissement des tâches sur la liste est la responsabilité du Comité de gestion. · Demandez aux participants quel doit être le rôle du Comité S&E. · Demandez aux participants comment le Comité S&E pourra faire son travail : est-ce qu’il doit de temps en temps vérifier si le tableau de suivi des activités est à jour? Est-ce qu’il doit vérifier le site de mise en œuvre du sous-projet ? Quand? Quelles mesures doit prendre le Comité S&E, si la mise en oeuvre du sous-projet fait fausse route?	· En discutant du rôle du Comité S&E, et les mesures correctives qu’il pourrait être amené à prendre, aussi bien avec le Comité de gestion que le Comité S&E, les décisions représentent le consensus des deux comités. Si le travail du Comité de gestion fait fausse route, ils ne pourront pas montrer le Comité S&E du doit et dire, « Nous n’étions pas d’accord avec leur rôle! »
Suivez les sous-projets ou d’autres activités de développement communautaire	· Gardez le tableau à un endroit sûr (par ex., le carnet de contrôle communautaire) · Soutenez la personne responsable de la liste des choses à faire pour qu’elle continue à la respecter · Assurez-vous que le Comité S&E s’acquittent de ses responsabilités convenues · Répétez l’exercice pour chaque sous-project	· Habilitation communautaire ne signifie pas la mise en place des communautés pour qu’elles échouent! C’est la responsabilité de l’agent de développement de soutenir constamment les communautés, dans le cadre de leurs activités de développement. Cela signifie que le CDF peut fournir un soutien continu aux communautés ici et dans d’autres activités de développement.